Les statuts été adoptés officiellement à l'Assemblée générale tenue le 26 mai 2012. Ils pourront être modifiés, le cas échéant, lors des prochaines assemblées générales annuelles.
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La Société québécoise d’histoire de la pharmacie
STATUTS [1]
1- DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 LA SOCIÉTÉ
1.1 Le nom officiel de la Société est La Société québécoise d’histoire de la pharmacie (SQHP).
La SQHP est une personne morale sans but lucratif constituée selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec par lettres patentes le 15 octobre 2012.
1.2 DÉFINITIONS
Pour tout ce qui a trait à l’application des présents statuts, les définitions qui suivent prévalent :
a. La SQHP désigne la Société québécoise d’histoire de la pharmacie ;
b. « membre » désigne un membre en règle en vertu des présents statuts ;
c. « Conseil » désigne le conseil d’administration ;
d. « administrateur » désigne une personne élue au conseil d’administration.
1.2 LA MISSION
La Société est vouée à la connaissance et à la diffusion de l’histoire de la pharmacie au Québec. Plus particulièrement, la Société a pour mission de :
a. Faire connaître et susciter l’intérêt à propos des personnes, groupes et communautés qui ont marqué l’évolution de la pharmacie au Québec;
b. Recueillir les expériences, faits et événements qui ont contribué au développement de la pharmacie en tant que discipline, science, profession et activité économique au Québec;
c. Favoriser la conservation, la préservation et la mise en valeur des artéfacts et ouvrages associés à la pharmacie;
d. Encourager les échanges, le partage d’informations et la diffusion des connaissances au sujet de l’histoire de la pharmacie par la tenue de rencontres, colloques ou congrès, et par l’entremise du présent site internet;
e. Développer des activités à caractère académique, notamment la recherche, sur le thème de l’histoire de la pharmacie au Québec et ailleurs dans le monde;
f. Diffuser le bilan de ses activités et le compte-rendu de ses assemblées par la publication d'un bulletin périodique.
1.3 CADRE D’ACTION
La SQHP accomplit sa mission dans le cadre d’actions définies par lettres patentes ainsi que par les orientations stratégiques arrêtées par l’assemblée générale des membres et les plans d’action arrêtés par le Conseil.
1.4 SIÈGE SOCIAL
La Société a son siège social à Québec en conformité avec ses lettres patentes. Dans le but de faciliter la poursuite de sa mission, la Société pourra procéder à la création de sections régionales, ne dépassant pas quatre, lors de ses assemblées générales.
1.5 ARCHIVES
Les documents originaux produits ou reçus par les administrateurs de la SQHP dans le cadre de leurs activités ou de leurs fonctions sont la propriété de la SQHP.
1.6. FINANCES
L’exercice financier de la SQHP commence le 1e mai et se termine le 30 avril de chaque année. La comptabilité est tenue en conformité avec les pratiques courantes dans ce domaine.
S’il y a lieu et selon une recommandation de l’assemblée générale, les documents comptables sont soumis à un vérificateur professionnel.
Les chèques, billets et autres effets bancaires sont signés par deux des quatre personnes désignées par le Conseil.
2– LES MEMBRES
2.1 Composition
La Société se compose de membres qui adhèrent aux valeurs et à la mission de la SQHP et qui partagent ses buts et ses objectifs. Il y a plusieurs catégories de membres.
a. Membre régulier: toute personne qui a acquitté la cotisation prescrite;
b. Membre étudiant: toute personne dûment inscrite à un programme universitaire ou collégial et qui a acquitté la cotisation prescrite.
c. Membre institutionnel : tout organisme ou institution qui partage les buts et objectifs de la Société, ayant acquitté la cotisation prescrite.
d. Membre honoraire: toute personne dont les mérites ont été reconnus pour leur contribution à l’histoire de la pharmacie ou à la SQHP et qui a été élue par l’assemblée générale à la suite d’une proposition par le Conseil.
e. Membre donateur : toute personne physique ou morale qui donne une somme substantielle à la SQHP ou toute autre contribution.
2.2 Droits et privilèges des membres :
Les membres jouissent de tous les droits et privilèges prévus en leur faveur par les statuts à savoir qu’ils;
- ont droit de vote à l’Assemblée générale annuelle de la Société ;
- peuvent être élus au conseil d’administration ;
- reçoivent toutes les publications et tous les bulletins publiés par la SQHP ;
-peuvent assister sans frais aux rencontres-conférences et autres activités de la SQHP.
2.3 Adhésion
Pour devenir membre de la SQHP, il suffit de remplir la fiche d’inscription et de payer la cotisation annuelle.
2.4 COTISATION
Le taux de cotisation des différentes catégories de membre est fixé par résolution du Conseil. Le membre honoraire est exempt de toute forme de contribution.
ARTICLE 3– DES ASSEMBLÉES
3.1-ASSEMBLÉE ANNUELLE
La SQHP tient au moins une assemblée générale par année civile, normalement lors du colloque annuel, à la date choisie par le Conseil d’administration. L’Assemblée annuelle se tient au siège social de la SQHP.
3.2 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
À la réception par le secrétaire de la SQHP d’une demande écrite signée par au moins dix membres de la SQHP indiquant le motif de l’Assemblée, le Conseil convoque une assemblée dans les 30 jours de la demande.
3.3 AVIS DE CONVOCATION
L’assemblée annuelle des membres est convoquée par un avis écrit mentionnant l’endroit, la date, l’heure et les buts de l’assemblée et transmis aux membres au moins deux semaines à l’avance de la tenue de cette assemblée.
3.4 POUVOIRS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Sauf disposition contraire des lois régissant les organismes sans but lucratif, des Statuts et des règlements administratifs, l’assemblée générale des membres a le pouvoir de :
a. Élire et destituer les administrateurs ;
b. Faire des propositions relativement aux objets de la mission et des activités de la SQHP.
c. Nommer le vérificateur de la SQHP;
d. Ratifier l’adoption, la résiliation ou l’amendement des règlements de gestion adoptés par le Conseil ;
e. Ratifier l’adoption, la résiliation ou l’amendement des Statuts, mais seulement lorsque l’assemblée générale a été dûment convoquée à cette fin ;
f. Recevoir, discuter et approuver les bilans financiers, l’état des revenus et dépenses;
g. Recevoir, discuter et approuver les décisions, engagements et actes des administrateurs et des comités.
3.5 QUORUM
Le quorum des assemblées annuelles est formé des membres présents ou d’un nombre établi par le Conseil d’administration.
3.6 DROIT DE VOTE
Tout membre présent et en règle a droit à un vote. Toutes les questions se décident à la majorité des voix, sauf dans les cas précisés ailleurs dans ce document. En cas d’égalité, le président de l’assemblée dispose d’une voix prépondérante.
3.7 RÈGLES DE PROCÉDURES
Le Conseil peut décider des règles de procédures à suivre lors de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 4. ÉLECTIONS
4.1 PROCÉDURES GÉNÉRALES
L’Assemblée générale annuelle élit les membres du conseil d’administration qui choisiront entre eux les principaux officiers. Sur recommandation du conseil d’administration, un président d’élection dirige les élections lors de l’Assemblée générale annuelle. Cette personne assume la présidence de l’assemblée pour la durée du vote et n’a pas droit de vote elle-même.
4.2 MEMBRES ÉLIGIBLES
Seuls les membres réguliers, les membres donateurs et les membres étudiants peuvent être élus au Conseil. Les autres ont cependant le droit de vote. Toute personne éligible qui signifie au président d’élection son intention de solliciter un poste et qui remplit les exigences de ce poste peut poser sa candidature. Tous les candidats sont élus au suffrage universel sauf s’il y a une demande d’un vote au scrutin secret.
4.3 COMITÉ DES CANDIDATURES
Un comité des candidatures est tenu d'informer les membres, au moins deux mois à l'avance, du nombre de postes à pourvoir au sein du Conseil d'administration. Le Comité des candidatures sollicite des mises en candidature par correspondance. Tout membre éligible ainsi proposé par deux membres de la Société et qui consent à sa mise en candidature doit apparaître sur la liste de scrutin. Toutefois, pour la première assemblée générale, tout membre éligible peut proposer sa candidature.
ARTICLE 5 : CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 Composition
Le conseil d’administration est composé de neuf membres : un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier quatre conseillers, et, le cas échéant, un président sortant. Un des conseillers est un membre étudiant.
5.2 Durée du mandat
Le mandat d’un officier est de deux ans. Toutefois, pour la première année d’existence de la SQHP (2013-2014), la moitié des membres du Conseil aura un mandat d’une durée de deux ans et l’autre d’une durée de trois ans de façon à assurer une certaine continuité. Le mandat d’un officier du Conseil est renouvelable une fois.
5.3 RÔLE DES OFFICIERS DU CONSEIL
a. Le président préside les assemblées, assisté du vice-président. Le président est le dirigeant principal de la société. Il préside toutes les assemblées de la Société et du Conseil d’administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de la société et veille à l’application de toutes les résolutions de Conseil. Il est assisté par un vice-président.
b. Le secrétaire est responsable de la rédaction de tous les procès-verbaux; des convocations et de la correspondance officielle de la corporation.
c. Le trésorier est responsable des finances et à ce titre, a la garde des fonds et des valeurs de la Société, fait les écritures dans le livre comptable, fait les dépôts et les transactions nécessaires.
5.4 RÔLE DU CONSEIL
a. Le Conseil d’administration a le pouvoir de mettre à exécution les décisions des assemblées générales, d’établir les orientations et politiques nécessaires a la poursuite des objectifs de la Société, d’autoriser les dépenses nécessaires, de former des comités et de leur donner des mandats requis.
b. Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par le président.
c. Les postes au Conseil d’administration devenus vacants entre les élections sont remplis par des membres nommes par le Conseil.
d. Le Conseil d’administration est responsable du maintien des dossiers et archives de la Société.
e. Le Conseil peut former tout comité permanent ou temporaire qu’il estime nécessaire ou utile à la bonne marche de la SQHP, et il peut en nommer les membres.
f. Le Conseil d’administration peut décider de toute transaction financière afférente à la bonne marche de la Société et de ses projets: emprunt, prêt, endossement, marge de crédit, placements, immobilisation, etc.
5.5 RÉMUNÉRATION
Les membres du Conseil d’administration ne doivent recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi.
ARTICLE 6 – AMENDEMENTS
6.1 MODIFICATIONS DES STATUTS
Toute adoption, modification ou abrogation des présents statuts doit être formulée et adoptée par le Conseil d’administration et entérinée par un vote d’au moins les deux tiers des membres présents à une réunion de l’assemblée générale des membres et n’entrera en vigueur qu’après l’approbation de l’autorité compétente. Tout projet de modification des statuts doit être envoyé aux membres deux semaines avant la tenue de l’assemblée.
6.2 MODIFICATIONS DES RÈGLEMENTS
Toute adoption, modification ou abrogation des règlements doit être formulée et adoptée par le Conseil d'administration et entérinée par un vote d’au moins les deux tiers des membres présents à une réunion de l’Assemblée générale. Ils seront alors en vigueur suite à l’approbation des membres du conseil d’administration. Un amendement soumis aux membres lors d’une assemblée générale est adopté s’il reçoit l’appui des deux tiers des membres présents à l’assemblée.
[1] Il est à noter que dans ce document, lorsqu’on désigne des personnes, le masculin ou le féminin est utilisé au sens neutre.